La solution phare
De la demande au règlement, une chaîne des achats sous contrôle.
Le cycle de bout en bout
Étape 01 / 12
Demande d'achat
expression normalisée du besoin ; le circuit s'engage selon les seuils.
- Action
- Le besoin est exprimé dans une demande d'achat normalisée.
- Contrôle
- La demande engage un circuit de validation fondé sur des seuils.
- Rôle
- Demandeur
- Preuve
- Demande enregistrée et horodatée au journal.
Rôles et intitulés présentés à titre d'illustration ; ils s'adaptent à l'organisation de chaque institution.
Pourquoi les formulaires ne suffisent pas
Un formulaire en ligne accélère la saisie ; il n'applique ni les seuils, ni la séparation des tâches, ni les plafonds de paiement. La solution Achats fait l'inverse : elle transforme la politique d'achats de la banque en contrôles que le système applique.
Les contrôles par conception
Intégrité et preuve :
- journal d'audit en ajout seul, appliqué au niveau de la base de données
- scellement cryptographique des documents
- code de vérification QR
- numérotation continue des documents
- réception tracée et confirmée
- export du dossier complet en un seul document
- exports Excel
Décision et responsabilité :
- séparation mécanique des tâches
- signature électronique à trois niveaux
- délégations intégralement traçables
- exceptions justifiées et visibles
- séparation entre la collecte des offres et la décision d'attribution
- files « À traiter » par rôle
Discipline financière :
- suivi du budget engagé en temps réel
- paiement bloqué au-delà du montant autorisé du bon de commande
- avances par paliers
- garanties bancaires
- récupération proportionnelle des avances
Vigilance et signaux :
- détection des factures en double
- détection des achats fractionnés
- détection des prix anormaux
- indicateurs de concentration fournisseurs
- signaux d'anomalie pour l'audit
- OCR des factures
« Les situations irrégulières sont rendues impossibles par conception. »
Exemples en clair — un utilisateur ne peut pas approuver sa propre demande · un paiement ne peut pas dépasser le montant approuvé du bon de commande · une facture ne peut pas remplacer silencieusement la pièce déposée à l'origine · une délégation reste visible dans l'historique d'audit · une exception exige une justification et demeure visible · la décision d'attribution est séparée de la collecte des offres.
Auto-validation
- Risque
- un même utilisateur crée une demande et l'approuve, sans regard indépendant.
- Contrôle
- la séparation des tâches est appliquée mécaniquement — le système refuse qu'un utilisateur valide sa propre demande.
- Preuve
- la chaîne de validation affiche des intervenants distincts.
Ces exemples décrivent des capacités du système — non une garantie universelle.
Bénéfices par responsabilité
Direction générale
- Une gouvernance lisible : qui décide, dans quelles limites, avec quelles preuves.
- Une visibilité d'ensemble sur les engagements et les circuits de décision.
- Une modernisation conduite par étapes, sous le contrôle de l'institution.
- Des responsabilités établies, sans zone grise.
Le détail par domaine
Dès la commande, le budget engagé est suivi en temps réel. Les avances se versent par paliers, adossées le cas échéant à des garanties bancaires, et se récupèrent proportionnellement. Au moment du règlement, le rapprochement à trois voies est exigé — et le paiement est bloqué au-delà du montant approuvé du bon de commande.
Le journal d'audit fonctionne en ajout seul, appliqué au niveau de la base de données. Les documents sont scellés ; les délégations, exceptions et décisions restent visibles ; le dossier complet s'exporte en un seul document. Les signaux d'anomalie — doublons, fractionnements, prix anormaux, concentration fournisseurs — sont mis à la disposition de l'audit.
L'OCR facilite la saisie des factures ; la détection des doublons intervient avant le règlement ; les indicateurs de concentration éclairent l'exposition fournisseurs. Le portail fournisseurs — module de la plateforme — permet le dépôt contrôlé de documents, d'offres et de factures, avec des échanges tracés.
La réception s'effectue sur mobile, assistée par code QR, puis se rapproche de la commande. Elle est enregistrée, tracée, horodatée et confirmée.
Démonstration illustrative — données fictives ; ce parcours ne valide aucun document légal réel.
BC-2026-000418
La signature électronique à trois niveaux structure l'engagement : chaque niveau correspond à une responsabilité définie par l'institution, et chaque signature est tracée.
Les tableaux de bord et indicateurs s'appuient sur les montants réellement engagés et réglés. Exports Excel ; export du dossier complet en un seul document. La plateforme est dimensionnée pour plusieurs centaines d'utilisateurs.
Mise en œuvre
Atelier de découverte, prototype personnalisé, arbitrages consignés, développement par jalons, conduite du changement, puis lancement contrôlé en parallèle du processus existant, avec présence de Servimix sur site.
Questions fréquentes
Non. La méthode prévoit un lancement contrôlé : fonctionnement en parallèle du processus existant, présence de Servimix sur site, stabilisation progressive et accompagnement des utilisateurs. Le déploiement peut d'abord se concentrer sur un processus prioritaire, puis s'étendre.
Tout commence par un atelier de découverte : processus, règles de validation, rôles, délégations, seuils, documents, exceptions et contraintes sont étudiés. Un prototype fonctionnel personnalisé est ensuite présenté, avant tout développement complet. C'est l'organisation du client qui façonne la solution — jamais l'inverse.
Au client. Les données restent la propriété de l'institution et demeurent exportables. Ce principe est établi contractuellement.
Oui. L'approche recommandée consiste à commencer par un processus prioritaire — par exemple les achats — puis à étendre progressivement une même architecture de confiance à d'autres circuits.
Les rôles et habilitations traduisent l'organisation de l'institution. Les délégations sont intégralement tracées — origine, bénéficiaire, périmètre, période — et restent visibles dans l'historique d'audit. La séparation des tâches est appliquée mécaniquement.
Par une conduite du changement structurée : formations par rôle, ateliers pratiques, présentations, vidéos, guides intégrés à la solution, référents désignés par direction — puis une présence de Servimix sur site pendant le lancement.
Sur une infrastructure AWS administrée par Servimix : chiffrement au repos et en transit, sauvegardes automatisées, dispositions de reprise d'activité, surveillance continue, pare-feu applicatif web, maintenance contrôlée et procédures de réponse aux incidents — sous niveaux de service contractuels.
Oui, dans un cadre maîtrisé : « Des références clients complémentaires peuvent être communiquées sur demande, sous réserve de nos engagements de confidentialité. » Contactez-nous pour en faire la demande.
Jugez sur pièces.
Présentez-nous votre politique d'achats ou l'une de vos règles de contrôle. Servimix préparera une démonstration adaptée à votre organisation.